Base documentaire d'une entreprise du BTP : par où commencer

Avant de configurer un assistant d'équipe dans une entreprise du bâtiment et des travaux publics (BTP), rassemblez trois familles de documents : les pièces des marchés en cours, la documentation technique des produits et procédés que vous mettez en œuvre, et vos documents de sécurité et d'accueil. Commencez petit, sur un ou deux chantiers, avec les questions que l'équipe pose vraiment, et ne chargez rien qui ne soit daté et rangé.

Étape 1 : notez les questions de la semaine

Pendant une semaine, demandez aux conducteurs de travaux, aux chefs de chantier et au bureau des méthodes de noter les informations qu'ils ont dû chercher. Par exemple :

• « Quel est le délai pour répondre à cet ordre de service ? »
• « Où est la fiche technique de la membrane posée sur la toiture-terrasse ? »
• « Quelle consigne pour l'accueil d'un intérimaire en coffrage ? »
• « Qu'avons-nous décidé en réunion de chantier sur les réservations ? »

Cette liste sert deux fois : elle dit quels documents charger en premier, et elle devient la liste de test de l'assistant.

Étape 2 : rassemblez les documents

Deux repères de conservation utiles : le PPSPS est conservé cinq ans à compter de la réception de l'ouvrage (article R4532-74 du Code du travail) ; la notice de poste, établie pour chaque poste exposant à des agents chimiques dangereux, est mise à jour quand c'est nécessaire (article R4412-39).

Étape 3 : rangez et datez

• Un dossier par affaire, un sous-dossier par lot si besoin. L'assistant doit pouvoir dire de quel chantier vient une réponse.
• Une date de version dans le nom de chaque pièce de marché, et l'ancienne version retirée quand un avenant ou une nouvelle version du dossier de consultation la remplace.
• Une date de fin de validité notée pour chaque Avis Technique : le Centre scientifique et technique du bâtiment (CSTB) rappelle que la « liste verte » de l'Agence Qualité Construction ne recense que les avis en cours de validité.
• Les normes à part : vérifiez ce que votre abonnement autorise avant de charger un document technique unifié (NF DTU) dans un outil partagé.

Étape 4 : décidez qui voit quoi

Le CCAG Travaux 2021 (article 5.1) impose au titulaire et au maître d'ouvrage de protéger les informations confidentielles reçues pendant l'exécution du marché, et au titulaire d'en informer ses sous-traitants. Dans l'outil, réservez donc les documents d'un marché à l'équipe de ce marché, les offres en cours à ceux qui les préparent, et les documents du personnel aux personnes habilitées. Un assistant ouvert sur votre site internet ne doit recevoir que des documents publics : présentation de l'entreprise, procédure de signalement d'un désordre, coordonnées.

Étape 5 : testez avec les questions de l'étape 1

Pour chaque question, vérifiez que l'assistant :

1. cite la pièce et l'article d'où vient sa réponse ;
2. dit quand il ne trouve pas, au lieu d'inventer ;
3. signale quand deux documents se contredisent ;
4. ne donne aucune réponse sur un autre chantier que celui demandé.

Ce que l'assistant ne remplace pas

Il ne signe rien, ne décide pas de répondre à un marché, ne qualifie pas un désordre, n'autorise pas un démarrage de terrassement et ne valide pas l'aptitude d'un salarié à un poste. Il retrouve et cite ; l'équipe décide.

Et pour l'outil ?

Plusieurs solutions existent. ALMA, plateforme éditée par IArche, permet à une entreprise de construire sa base de connaissances en envoyant ses fichiers (PDF, DOCX, TXT ou CSV, d'après sa page des fonctionnalités) ou en faisant lire son site, de configurer son assistant et de l'intégrer à son site par une petite fenêtre de discussion. La même page annonce un partage avec l'équipe, avec gestion des rôles et des permissions. Le cloisonnement par chantier et le délai de mise en place sont à vérifier avec IArche avant de vous engager.